Veel mensen die werken met Office 365 in de cloud denken dat het niet meer nodig is een back-up te maken. ‘Ik werk toch in de cloud, dan is toch altijd alles veilig?’ Natuurlijk is werken in de cloud veilig. Daar hebben we al eerder over geschreven. Ook als er een server van Microsoft wegvalt, ga je daar in je werk waarschijnlijk niets van merken. Er wordt overgeschakeld naar een andere server of een ander datacentrum en je kunt gewoon verder werken. Zelfs in het geval van een ramp – fysiek of virtueel – is het mogelijk de situatie terug te draaien naar een moment kort voor de ramp. Maar daarmee heb je nog steeds geen back-up van je mails en bestanden.

Mailbox in de prullenbak

Als ondernemer heb je het misschien weleens meegemaakt: een medewerker leegt op zijn laatste werkdag zijn mailbox, en verwijdert daarmee heel veel waardevolle informatie. Is er geen kwaad in de zin, dan is het nog mogelijk de mails weer uit de prullenbak te vissen. Is er wel kwaad in de zin – of gaat de medewerker gewoon graag grondig te werk – en wordt ook de prullenbak én de prullenbak achter de prullenbak gewist, dan is alle mail gewoon weg. Verdwenen. Foetsie. Spoorloos.

Bestanden, mappen en sites in SharePoint

Binnen SharePoint is de situatie vergelijkbaar. Ook SharePoint heeft een prullenbak, waarin verwijderde bestanden, mappen en hele sites terechtkomen. Daar blijven ze 90 dagen staan, waarna ze automatisch verdwijnen. Ook hier geldt: als er kwaad in de zin is en iemand kiepert de prullenbak leeg, is alles weg. Om ongewenste of onbedoelde wijzigingen bínnen een document te herstellen, kun je gebruikmaken van versiebeheer binnen SharePoint. Uiteraard moet versiebeheer wel aanstaan voor de bibliotheek waarin het betreffende document zich bevindt.

En nu?!

Het maken van een goede back-up is dus nog steeds ongelooflijk belangrijk. Het schiet er vaak bij in, we weten het, maar voor je het weet zit je met de handen in het haar. Voor gebruikers van onze Managed-User-dienst is de back-up goed geregeld. Geen gebruiker van Managed User? Dan is er nu goed nieuws. Sinds kort is het ook mogelijk de back-up-functie als losse add-on te installeren, als extra beveiliging van de eigen Office-365-omgeving. Deze oplossing maakt een aantal keer per dag een back-up. Zo heb je toch de zekerheid dat er geen zaken verloren gaan. Een rustig gevoel. Meer weten? Bel naar 0113 – 218428 of mail naar j.de pundert@jepe-it.nl en we maken een afspraak!