Microsoft Office 365 heeft zichzelf inmiddels wel bewezen. Maar met de talloze mogelijkheden die het biedt, is het mogelijk dat je ze niet allemaal optimaal benut. Deze zes tips helpen je op weg.

1. Krijg toegang tot Office 365 vanaf wel vijf apparaten

Soms werk je van achter je ergonomisch verantwoorde bureau op een desktop, soms vanuit de hoek van de bank met een tablet op schoot en zo nu en dan handel je nog even wat af van onder een parasolletje op het strand. Met één licentie kun je Office 365 (Business, Business Premium, Enterprise E3 en Enterprise E5) op vijf devices installeren, of dat nu een telefoon, een tablet, een laptop of een desktop is. Apple, Android of Windows Mobile? Het werkt allemaal en het werkt ook allemaal samen. Via portal.office.com heb je altijd en overal toegang tot een complete online werkomgeving. Zei iemand strand?

2. Werk samen aan één Word-, Excel- of PowerPoint-bestand

Ken je dat? Je ontvangt verschillende versies van een bestand retour in je mailbox en daar moet je weer één versie van zien te maken. Door je bestanden in SharePoint te delen is die nachtmerrie passé. Je kunt gewoon tegelijkertijd in een bestand werken. Ieder kan zijn eigen deel bewerken en je ziet duidelijk welke onderdelen collega’s aan het wijzigen zijn. De gemaakte wijzigingen zijn ook direct zichtbaar. De snelste en makkelijkste weg naar een gezamenlijk eindresultaat. En of je installatie van Word, Excel of PowerPoint nu online is of lokaal, dat maakt niets uit.

3. Maak aantekeningen met OneNote, altijd en overal

Een notitieprogramma, maar dan lekker slim. Maak overal en altijd notities en koppel ze aan webpagina’s, audio- en videobestanden of bestaande Word-, Excel- of PowerPoint-documenten. Dingen bij elkaar zoeken is verleden tijd. Komt het even beter uit om te schrijven of te tekenen? Op elke tablet met touch-screen kan dit gewoon en OneNote zet het om in getypte tekst. Met een Microsoft Surface Tablet zijn er nog meer mogelijkheden. Ook kun je met meerdere gebruikers samenwerken aan één document, waarbij het heel inzichtelijk is wie wat heeft toegevoegd of aangepast. Ook makkelijk als je live de aantekeningen wilt volgen van een collega die bij een vergadering zit. Wie weet kun je hem of haar nog een agendapuntje ‘toefluisteren’!

4. Werk efficiënter samen met Teams

Ideaal voor… je raadt het al: teams. Dat kunnen afdelingen of locaties zijn, maar ook opdrachtgevers, onderaannemers, zzp’ers of andere externe partijen. Alle informatie van het team of het project lekker overzichtelijk op één centrale plaats. Teams integreert het beste van bestaande applicaties die hun succes al hebben bewezen: Skype voor groepsgesprekken, SharePoint om bestanden te delen, een teammailbox die voor iedereen toegankelijk en inzichtelijk is, en natuurlijk chatsessies binnen het eigen team of met andere afdelingen. Ondertussen heb je snelle toegang tot je persoonlijke OneDrive met aantekeningen en documenten.

5. Automatiseer processen met Flow

Creëer geautomatiseerde werkstromen vanuit Office 365 voor bijvoorbeeld het ontvangen van meldingen, synchroniseren van bestanden of het verzamelen van gegevens. Er zijn standaard connectors en templates beschikbaar als basis, bijvoorbeeld om je HR-proces te stroomlijnen of om je productiviteit te verhogen, gebaseerd op het ‘If This Then That’-principe (oorzaak en gevolg). Zo kun je bijvoorbeeld regelen dat je een sms ontvangt als er een mail van de baas binnenkomt of als een bepaald bestand of een bepaalde map wordt bijgewerkt of je kunt het goedkeuren van documenten zoals offertes stroomlijnen.

6. Krijg inzicht met Microsoft Power BI

Met deze interactieve tool kun je data combineren en visueel maken om tot nieuwe inzichten te komen. De rapportages kunnen helemaal op maat worden gemaakt. De data kunnen uit verschillende bronnen komen: lokale databases, Excel, SharePoint, Dynamics, SalesForce of MailChimp.

Ook slimmer en efficiënter werken?

Benieuwd wat Microsoft Office 365 voor jouw ICT-omgeving kan betekenen en hoe jij slimmer en efficiënter kan werken? Neem vrijblijvend contact met me op en we maken een afspraak. Je kunt me bereiken op 0113-218428 of j.depundert@jepe-it.nl.