fbpx
0113 – 218 428
info@jepe-it.nl

9 Tips voor een e-mailhandtekening die wel werkt

Alle blog items

Vorige week had ik een Teams-meeting met een klant. Terloops vertelde hij me dat de verscheidenheid aan e-mailhandtekeningen van zijn medewerkers hem een doorn in het oog waren. Iedereen had – met de beste bedoelingen – zelf maar iets gemaakt. En dan zag een handtekening er op een mobiele telefoon ook nog eens anders uit dan op een laptop of tablet. ‘Jean-Paul’, verzuchtte hij, ‘kan dat nou niet anders?’ Natuurlijk kan dat anders. Op basis van de volgende aandachtspunten, hebben wij – samen met de klant – een nieuwe, nette, consistente e-mailhandtekening geïmplementeerd.

1 Hou het kort en simpel

Een e-mailhandtekening moet alleen relevante informatie bevatten. In de praktijk zien we vaak miniverhalen, inclusief foto's en links, waarbij de relevantie ver te zoeken is. Kijk eens kritisch naar je handtekening en vraag of het echt informatie bevat die je met een klant of collega moet delen.

2 Wees consequent

Maak gebruik van de kracht van herhaling. Zorg dat alle medewerkers hetzelfde format gebruiken voor hun e-mailhandtekening. Zorg bovendien dat de handtekening er onder elke mail hetzelfde uitziet, of die nu vanuit je mailprogramma, vanuit webmail of vanaf een mobiel wordt verzonden.

3 Zorg dat de basisinformatie staat

Wat minimaal in een e-mailhandtekening moet staan is de naam en functie van de medewerker, de bedrijfsnaam, het bedrijfslogo – in de juiste verhoudingen! – het centrale telefoonnummer, desgewenst het rechtstreekse en/of mobiele nummer van de medewerker, de URL van de bedrijfswebsite, en natuurlijk het e-mailadres.

Wil je meer verkeer genereren naar je socialmediakanalen, voeg dat herkenbare en klikbare icoontjes toe die leiden naar die kanalen. Denk aan LinkedIn, Facebook, Twitter en Instagram.

5 Zorg dat het ook op een mobiele telefoon goed zichtbaar is

Zorg dat de e-mailhandtekening ook op een mobiele telefoon zichtbaar is. Gebruik je een handtekening, check dan of die volledig schaalbaar is. En zorg dat er niet te veel informatie in de handtekening staat, anders blijft er van de leesbaarheid weinig over.

6 Optie: een pasfoto

Overweeg het gebruik van een pasfoto, dat maakt de communicatie persoonlijker.

7 Optie: een disclaimer

Veel bedrijven maken gebruik van een disclaimer onder de e-mailhandtekening. Het nut en de juridische waarde ervan is twijfelachtig. Bovendien maak je hiermee wel je intentie duidelijk, maar het is maar net de vraag of de ontvanger dit ook respecteert en waardeert.

8 Optie: banner

Je e-mailhandtekening is een waardevolle plek voor commerciële uitingen. Denk daarbij aan het inschrijven voor je nieuwsbrief en het promoten van campagnes of evenementen (als die weer mogen plaatsvinden).

9 Vergeet niet testen

De belangrijkste tip van allemaal: test een nieuwe handtekening voor je hem in gebruik neemt! Doe dat op een mobiele telefoon – test zowel iPhone als Android – en op een aantal verschillende e-mailclients – Windows en Apple.

Meer weten?

Loop je vast en kun je wel wat hulp gebruiken? Wij helpen je graag. Het is ook mogelijk om centraal in één keer voor alle gebruikers een e-mailhandtekening in te stellen. Zo weet je zeker dat ze allemaal dezelfde uitstraling en opmaak hebben – ongeacht het device –terwijl ze toch gepersonaliseerd zijn. Meer weten? Neem vrijblijvend contact met me op. Bel naar 0113 – 218428 of mail naar j.depundert@jepe-it.nl en we maken een afspraak!

Jean-Paul de Pundert

  • X
  • Hi, mijn naam is
  • Ik ben benieuwd hoe jullie mij verder kunnen helpen! Je kan mij bereiken op mijn mailadres
  • of telefonisch op
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram