In de Dikke Van Dale wordt beleid omschreven als: ‘wijze van behandeling van een zaak m.b.t. de gevolgde of te volgen beginselen of gedragslijn’. Een synoniem van beleid is volgens de Dikke ‘politiek’. Voor veel mensen niet echt een woord met een positieve klank. Als we denken aan beleid binnen een organisatie, wordt er dan ook al snel gedacht dat dit iets is waarbij van alles ‘moet’, aan zaken die het management oplegt aan medewerkers.
Beleid? Dat moeten we zien te omzeilen!
Door dit beeld dat is ontstaan, omarmen medewerkers het beleid niet, maar zoeken vaak allerlei manieren om het beleid te omzeilen. Vaak laat het beleid ook nog ruimte voor eigen invulling of interne discussies. Gevolg? Binnen veel organisaties is er wel een beleid aanwezig, maar wordt dit niet nageleefd. Zonde, want een goed beleid levert heel veel op. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor de medewerkers.
Gat tussen wens en werkelijkheid
Met beleid spreek je regels af tussen medewerkers en organisatie, meer niet. Vanuit de organisatie zijn regels nodig, om de productiviteit te kunnen waarborgen. Maar daarbij moet er natuurlijk wel aandacht zijn voor wat de medewerkers nodig hebben om productief te zijn. Daardoor ontstaat er nogal eens een gat tussen hoe de organisatie wil dat er gewerkt wordt, en hoe de medewerkers daadwerkelijk hun werk uitvoeren. Om goed beleid neer te zetten is duidelijkheid en openheid tussen medewerkers en organisatie dan ook een absolute must.
Zo omarmt iedereen het organisatiebeleid
Wij adviseren organisaties bij het opstellen van beleid. In het verleden was dat vaak specifiek gericht op het ontwikkelen van ICT-beleid, maar door de jarenlange ervaring die we hebben opgedaan, hebben we ons ontwikkeld tot adviseur op allerlei gebieden. Zo worden we gevraagd om steun bij het ontwikkelen van beleid op het gebied van efficiënte communicatie (zowel intern als extern), het optimaliseren van de manier van werken, de AVG, veiligheid en bewustwording. Dit doen we altijd met twee brillen op: die van de organisatie en die van de medewerkers. Want alleen zo kom je tot een eenduidig beleid, dat door iedereen in de organisatie gedragen en omarmd wordt. Dan kun je pas échte stappen maken in productiviteit en effectiviteit en kun je daar de vruchten van gaan plukken.
Beleid in de praktijk
Maar hoe ziet zoiets er in de praktijk uit? Door een eenduidig beleid in te voeren, zorgen we er bijvoorbeeld voor dat alle klantgegevens veilig zijn, net als de computers en laptops. Want het beleid bepaalt hoe de toegang tot de gegevens is geregeld en hoe die toegang is beveiligd, maar ook bijvoorbeeld waar welke verantwoordelijkheden liggen binnen de organisatie. Hierdoor kunnen de medewerkers op een veilige manier hun dagelijkse werkzaamheden doen. Denk ook aan het bewaarbeleid van gegevens. Wij zorgen ervoor dat dit wordt afgestemd op de behoefte van jouw organisatie enerzijds en de wettelijke grondslag (AVG) anderzijds. Ook op het gebied van communicatie is beleid een must. Op welke manier mogen medewerkers communiceren, onderling, maar ook met relaties? Welke gegevens mogen worden gedeeld? Door Microsoft Teams te implementeren zorgen we ervoor dat de communicatie op een veilige manier verloopt en aansluit op het beleid. Dankzij een eenduidig beleid is het mogelijk om heldere afspraken te maken. En dat geeft rust.
Nieuwsgierig?
Is een effectief beleid ook iets voor jouw organisatie? Neem gerust contact met me op op 0113-218 428 of via a.dekeizer@jepe-it.nl. Ik denk graag met je mee!