Overal en altijd werken, op elk apparaat. Het is de nieuwe standaard. Dat kan zorgen voor onrust, weet Martin Gijssen, onze Technical Operations Manager, uit ervaring. Hij weet ook hoe het anders kan. Vijf tips.
Tot aan de late editie van RTL Nieuws
Met dank aan de moderne werkplek en computeronafhankelijke webomgevingen kunnen we tegenwoordig overal en altijd werken, vanaf bijna elk willekeurig apparaat. Dat kan onrust met zich meebrengen. Ik weet uit ervaring: als je je laptop mee naar huis neemt, is het heel gemakkelijk om hem ’s avonds op de bank ‘even’ open te klappen. Voor je het weet, hoor je de tune van de late editie van RTL Nieuws en heb je weer een hele avond zitten werken, ook aan dingen die je niet per se had hoeven doen.
Achter de oren gekrabd
Nu werk ik toevallig bij een IT-bedrijf dat beweert rust te verkopen. Als ík niet meer weet hoe ik tijd over moet houden voor thuis, hoe kan ik het dan aan een ander verkopen? Dus ik heb mezelf eens flink achter de oren gekrabd en besloot het anders te gaan doen. Mijn laptop gaat nog steeds mee naar huis, maar door het slim inzetten van verschillende tools, creëer ik nu rust. In mijn hoofd en in mijn agenda.
1. Belangrijke gedachte? Zet ‘m op je to-dolijst
Op het moment dat me nu iets te binnenschiet, iets dat ik de volgende dag moet doen, klap ik niet meer mijn laptop open. Ik pak mijn telefoon en zet het op mijn to-dolijst; de lijst waar ik de volgende ochtend als eerste naar kijk. Zo is het wel uit mijn hoofd, heb ik mijn rust weer terug maar heb ik niet langer dan twee seconden aan werk gedacht. Ik gebruik hiervoor Microsoft To Do, dit programma integreert naadloos met mijn andere Microsoft programma’s en geeft mij vele extra voordelen ten opzichte van een to-dolijst op papier.
2. Agenda vol losse ‘dingetjes’? Zet ze op je to-dolijst
Hetzelfde doe ik nu met afspraken voor het werk zelf. Sommige afspraken zijn statisch, die staan op uur en tijd. Maar er zijn ook veel ‘dingetjes’ die ergens op de dag moeten gebeuren. Die ‘dingetjes’ zette ik voorheen als losse items in mijn agenda. Ik werd er knettergek van. Ook die dingen zet ik nu in mijn to-dolijst. Zo krijg ik een signaaltje als ik iets moet doen. Halverwege de dag maak ik de balans op: hoe loop ik nu qua planning? Dan is het vroeg genoeg om me eventueel druk te gaan maken.
3. Maak afspraken
Als collega’s je nodig hebben, weten ze je op allerlei manieren te vinden. Ze komen aan je bureau staan, ze bellen, ze appen of ze gebruiken Microsoft Teams. Maak afspraken. Bespreek wanneer je welk communicatiekanaal gebruikt. En kies er soms ook bewust voor even alles uit te zetten, behalve je telefoon. Als er echt spoed is, bellen ze je wel.
4. Zet je telefooncentrale slim in
Over bellen gesproken: zet ook je telefonie op een slimme manier in. Met cloud based telefonie is je telefooncentrale volledig locatieonafhankelijk. Zo bepaal je zelf wat je beschikbaarheid is en voor wie. Werk je met een collega aan een belangrijk project? Dan kun je instellen dat je op een bepaald moment voor iedereen onbereikbaar bent, behalve voor die ene collega. En voor je vrouw natuurlijk.
5. Vergader met Microsoft Teams – behalve als er taart is
Vergaderingen. We kennen het allemaal. Voordat iedereen aan tafel zit met een bak koffie, ben je al een kwartier verder. Dan wordt er nog wat gebabbeld en dan pas kan de vergadering van start. Dat is simpel te omzeilen door Microsoft Teams in te zetten. Waar je ook bent, op kantoor of in de file, je kunt op het afgesproken tijdstip inbellen en de vergadering kan beginnen. Dat kan zelfs met video erbij, zo kun je zien hoe iemand reageert – tenzij je in de auto zit, dan let je natuurlijk op de weg. Door de vergadering op te nemen, ben je ook van het gedoe van notulen af. Kost niet alleen veel tijd, maar schept ook vaak verwarring: notulen geven immers weer wat iemand heeft gehoord, dat is niet altijd hetzelfde als wat iemand heeft gezegd. Zo hoef je zelfs voor vergaderingen niet meer fysiek op een bepaalde plaats te zijn. Behalve natuurlijk als er taart is.
Op naar een goede balans
Hoeveel tijd we hebben op een dag, weten we allemaal. Hoeveel tijd we willen hebben, is voor iedereen verschillend. Feit is dat als de boog altijd gespannen staat, als je altijd volle bak ertegenaan moet om je werk af te krijgen, je op den duur helemaal niets meer afkrijgt. Op het moment dat je een goede balans weet te vinden, doe je nog steeds hetzelfde werk, maar in minder tijd. Door je IT-oplossingen slim in te zetten en soms bewust keuzes te maken, creëer je een stukje rust. Een stukje rust waar ik erg van kan genieten.
Meer weten?
Wil je eens verder praten over wat de slimme toepassingen van JéPé IT voor jouw medewerkers kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op. We vertellen je er graag meer over. Bel naar 0113 – 218428 of mail naar info@jepe-it.nl en we maken een afspraak!