Danilo Obrie werkt sinds een half jaar in het team van JéPé IT. Als sales representative houdt hij zich bezig met het onderhouden en uitbreiden van de relaties. Wat hem opviel bij JéPé IT? De korte lijntjes naar collega’s én naar Jean-Paul, de flexibiliteit, de verantwoordelijkheid en de vrijheid, maar ook het papierloos werken. In deze blog legt Danilo uit wat de voordelen van papierloos werken zijn, hoe je het in de praktijk brengt, en waarom hij niet meer anders zou willen.
Opkomst eerste personal computers
De eerste geluiden over papierloos werken kwamen op begin jaren 70, toen de eerste personal computers in de kantoren verschenen en we voor het eerst na gingen denken over de eindigheid van onze grondstoffen. Papierloos werken – ook wel bekend als: the paperless office – houdt eigenlijk in dat we zo min mogelijk papier gebruiken tijdens ons werk.
Van 26-delige encyclopedie naar Wikipedia
Vroeger hadden we enveloppen en faxen, nu versturen we vrijwel alles via e-mail. De dikke 26-delige encyclopedie die menig babyboomer vroeger in de kast had staan heeft plek gemaakt voor Wikipedia en de Encyclopedia Britannica. Visitekaartjes gebruiken we nog steeds, maar meer en meer gebruiken we LinkedIn of voegen we elkaar toe in onze contactlijst op onze smartphone. En papieren kaarten in de auto of op die fiets worden steeds vaker vervangen door Waze, Google Maps, Apple Maps of speciale navigatiesystemen voor in de auto of op de fiets.
De voordelen van papierloos werken
Het succes van al deze apps vertelt het al: digitaal werken is veel efficiënter dan werken op papier. Het bespaart simpelweg tijd, geld en ruimte. Geen ezelsoren en kreukels meer, maar simpelweg een bestandje op je laptop of in de cloud. Een ander groot voordeel van digitaal werken is de doorzoekbaarheid. Moest je vroeger vaak map na map doorspitten op zoek naar dat ene contract, die gebruiksaanwijzing of die klantgeschiedenis, nu doorzoek je gewoon je bestand, je computer of je cloudomgeving. Tenslotte zijn digitale bestanden makkelijker te beveiligen en is het dus eenvoudiger te voldoen aan de AVG. Moet je met papieren bestanden al snel in de weer met een kluis, met digitale bestanden zijn er verschillende manieren om je informatie te beveiligen. Een wachtwoord alleen is vandaag de dag niet meer voldoende, maar met multifactor authenticatie en authenticator apps kom je een heel eind. Digitaal is dus zeker niet per definitie AVG-proof, maar het wordt wel gemakkelijker om aan alle eisen te voldoen.
De stappen naar papierloos werken
Stap 1 Verzamelen Zoek alle informatie die je wilt digitaliseren bij elkaar. Een mooi moment om ook eens uit te zoeken welke informatie eigenlijk overbodig is. Gooi je iets weg? Gebruik dan een papierversnipperaar, zodat er geen gegevens op straat kunnen belanden.
Stap 2 Scannen De documenten die overblijven, scan je in en bewaar je op een computer of in de cloud.
Stap 3 Organiseren Nu is het tijd om je bestanden te organiseren. Maak mapjes, bijvoorbeeld op jaartal, en submapjes.
Stap 4 Automatiseren Nu je eenmaal weet hoe je je bestanden wilt organiseren, kun je dat ook automatiseren. Door een workflow aan te maken op een goede multifunctional komt een document meteen op de goede plaats, is de naamgeving conform de eisen, wordt het bestand geüpload naar de cloud en als dat nodig is gaat er automatisch een kopie naar de juiste contactpersoon bij de klant.
Verander de mindset
Natuurlijk is het nog gemakkelijker om direct om digitale bestanden te vragen. Dat scheelt printen aan de kant van de gegevensverstrekker en inscannen aan de kant van de ontvangende partij en spaart een heleboel bomen. Dat vraagt om een bepaalde mindset. Nog veel generaties zijn zo gewend aan papier. Maar door erover te praten, door trainingen en workshops te geven en ervaringen te delen, ontstaat er vanzelf een stukje bewustwording en raken mensen vanzelf overtuigd van de voordelen. Ikzelf ben inmiddels helemaal om. Papierloos werken is voor mij de nieuwe standaard. Mijn gegevens zijn veilig opgeslagen, ik kan alle informatie gemakkelijk terugvinden, en vergeet ik eens een presentatie of een bepaald document mee te nemen naar een klant, dan log ik in in de cloud en kan ik alsnog overal bij.
Nieuwsgierig?
Wil je eens verder praten over papierloos werken? Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met me op, dan maken we een afspraak. Je kunt mij ook bereiken op 0113-218428 of d.obrie@jepe-it.nl.