De toekomst is digitaal en dat brengt uitdagingen met zich mee. Ons geheugen en geweten ‘hangt’ in de Cloud en onze werkprocessen zweven ernaast. Als daar iets mee gebeurt, zitten we met de handen in het haar. Cybercriminelen worden steeds slimmer en net als je denkt dat je de valse e-mails weet te herkennen, hebben ze weer iets anders verzonnen. Tegelijkertijd moeten we steeds beter kunnen aantonen dat we conform de wet met gegevens omgaan. Je kunt om minder slapeloze nachten hebben…

Oh jee, een e-mail van de baas!

Die mails van ‘de bank’ of ‘de postbezorger’ die bol staan van de typefouten, die truc kennen we inmiddels wel. Dat weten cybercriminelen ook en daarom worden hun methoden steeds slinkser. Werd bij phishing een mail massaal de wereld ingestuurd, in de verwachting dat er vast wel iemand zou toehappen, nu worden de aanvallen gerichter en intelligenter. Bij spear phishing – ofwel ‘vissen met een speer’ – wordt er heel doelgericht gejaagd op die ene vis. Cybercriminelen verdiepen zich in hoe jouw bedrijf in elkaar zit en spelen daar op in. Ze zoeken uit hoe de baas zijn personeel aanspreekt, wat zijn voornaam is en hoe de mails binnen een bedrijf eruitzien. Zo kreeg mijn boekhouder een mail van ‘mij’, waarin ‘ik’ hem vroeg een bepaalde betaling met spoed te doen. Omdat hij weet dat ik nooit zo’n verzoek zou doen, nam hij contact met me op, maar in grotere bedrijven doen medewerkers vaak maar gewoon wat de baas vraagt.

Natuurlijk is die back-up goed geregeld! Toch?

We weten het allemaal: een goede back-up kan een life saver zijn. Toch zijn er zaken waarvan je je misschien niet realiseert dat ze niet automatisch geback-upt worden. Van e-mail, OneDrive, maar ook bestanden en workflows in SharePoint is geen back-up voorzien. Weg is weg. En dat terwijl je net met pijn in je hart die consultant hebt betaald die dagenlang aan de inrichting van je SharePoint-omgeving heeft gewerkt. Die inrichting, die workflows, die wil je veilig stellen. Maar ook in Office 365 is een back-up nog niet goed geregeld. Weggegooide bestanden komen in je prullenbak terecht, totdat die – handmatig of automatisch – geleegd wordt. Na een aantal weken worden ook de secundaire prullenbakken geleegd. Waarschijnlijk precies op het moment dat jij je realiseert dat je een bepaald bestand toch nog dringend nodig had. En dan hebben we het nog niet gehad over die medewerker die op zijn laatste werkdag heel ijverig zijn hele mailbox leegt.

En dan nog de nieuwe privacywetgeving

Alsof dit allemaal nog niet genoeg is, staat de nieuwe privacywetgeving – de GDPR ofwel de AVG – voor de deur. E-mail speelt een grote rol bij het voldoen aan de eisen rondom die wetgeving. E-mail bevat vaak privacygevoelige gegevens, die veilig moeten zijn, gearchiveerd kunnen worden en altijd beschikbaar moeten zijn. Daarbij heb je ook niet altijd om die gegevens gevraagd. Sommige mensen zijn heel goed van vertrouwen, en sturen je een kopie van hun paspoort of rijbewijs, of zelfs hun creditcardnummer. Die wil je helemaal niet ontvangen. Ook nieuwe virusaanvallen vormen een bedreiging voor de gegevensbeveiliging. Veel virussen worden tegenwoordig verstuurd als ‘macro’ in een Word-document. Je opent het Word-document en de macro gaat keurig zijn werk doen.

Niet alleen maar digitale kommer en kwel

Gelukkig bestaan er hele slimme oplossingen die voor ons nadenken. Zo is het mogelijk om de herkomst van een e-mail te laten checken op betrouwbaarheid: van welke domeinnaam komt de mail, hoe lang bestaat die domeinnaam al, wordt er een Euroteken in de mail gebruikt? Allemaal minpunten waardoor een mail op een zeker moment gemarkeerd wordt met een groot rood uitroepteken. Staat er een creditcardnummer of BSN-nummer in een mail, dan kan deze ongelezen retour afzender worden gestuurd. Bijlagen die in Word zijn gemaakt, kunnen in pdf worden omgezet, zodat macro’s hun werk niet meer kunnen doen. Je kunt een 99-jarig archief aanleggen van je mail zodat je aan je wettelijke verplichtingen kunt voldoen. Zo zijn er tal van slimme oplossingen waarmee we de slapeloze nachten weer achter ons kunnen laten. Goed voor de broodnodige rust…

Nieuwsgierig?

Wil je eens praten over jouw situatie? Neem dan even contact op, dan maken we een afspraak. Je kunt mij ook bereiken op 0113-218428 of j.depundert@jepe-it.nl